Carga automática de facturas de proveedores

Cargar a mano las facturas de proveedores es una de esas tareas que nadie elige y que casi todas las empresas hacen. Alguien abre el PDF que llegó por mail o la foto que mandó el chofer por WhatsApp, busca el proveedor en el sistema y tipea el número de comprobante, la fecha, las alícuotas de IVA, las percepciones y cada renglón con su código de artículo. Si la factura trae cuarenta líneas, son cuarenta oportunidades de equivocarse.

Cuánto le cuesta hoy la carga manual

Antes de pensar en automatizar conviene medir. Tome una semana normal y anote cuántas facturas entran, cuántos renglones trae cada una y cuánto tarda su equipo en cargarlas. Con datos de ejemplo de una distribuidora mediana:

• 320 facturas de proveedores por mes, con 18 renglones en promedio.
• Unos 6 minutos por factura entre buscar, tipear y controlar.
• Un error cada 25 facturas, que después aparece en la cuenta corriente del proveedor o en el costo del artículo.

Son 32 horas por mes solo de tipeo, sin contar el tiempo de encontrar y corregir los errores. En la calculadora de carga de facturas puede poner sus propios números y ver cuántas horas y cuántos pesos representa por mes y por año.

Qué hace un agente que carga comprobantes

El Conciliador de Pulso es un agente de inteligencia artificial pensado para este trabajo. Los comprobantes los sube su equipo o llegan solos, en PDF, foto o captura de WhatsApp, de a uno o de a cien. Con cada uno, el agente:

1. Extrae el encabezado: proveedor, CUIT, tipo y número de comprobante, fecha, neto, IVA y percepciones.
2. Lee cada renglón con su descripción, cantidad, precio unitario y descuento, también en fotos.
3. Valida con reglas exactas el CUIT, el receptor, el IVA y la aritmética de cada renglón y de los totales.
4. Cruza el comprobante con lo que ya está en su sistema para que nada se cargue dos veces.
5. Lo deja en una bandeja de revisión, con el documento y los datos lado a lado.

Recién cuando una persona de su equipo aprueba, el comprobante queda cargado en su sistema de gestión, con el criterio de carga definido con usted y con registro de quién aprobó y cuándo. Es la única tarea en la que Pulso escribe en su sistema, y nunca lo hace sin esa aprobación.

Cómo se ve en la bandeja de revisión

Supongamos que a Distribuidora Ejemplo SRL le llegan a la mañana dos facturas de proveedores. Esto es lo que encuentra su equipo en la bandeja, con datos de ejemplo:

Factura A 0004-00012873 de Químicos del Sur SA, $1.284.560 con IVA: 22 renglones leídos. El CUIT del proveedor y el receptor coinciden con su sistema. Hay una observación marcada: el renglón 14 dice $48.300, pero 6 unidades a $7.900 dan $47.400. El resto de los totales cierra.

Factura B 0002-00004411 de Envases Norte SRL, $356.200 con IVA: ya está cargada en su sistema desde el 2 de octubre. Queda marcada como duplicada y no se carga otra vez.

La persona que antes tipeaba ahora revisa: confirma con el proveedor el renglón 14, corrige el importe y aprueba. La segunda factura se descarta con un clic. Lo que antes eran horas de tipeo pasa a ser unos minutos de control.

Qué cambia en el día a día

• Las facturas se cargan el mismo día en que llegan, no en una tanda a fin de mes.
• Los errores de cuenta y los comprobantes duplicados se detectan antes de cargar, no después.
• Cada comprobante cargado tiene trazabilidad: quién lo aprobó, cuándo y con qué datos.
• Su equipo administrativo deja de tipear y dedica ese tiempo a conciliar, cobrar o analizar.

Qué necesita para empezar

El Conciliador trabaja sobre la conexión de Pulso con el sistema de gestión que usted ya usa, como Time. Si ya tiene otro agente de Pulso, es un agente más sobre la misma conexión. Si su sistema es a medida, evaluamos la integración y la cotizamos.

El precio depende de cuántos comprobantes procesa por mes y de su sistema, así que lo cotizamos en una llamada corta. Si quiere ver cómo funciona con sus propias facturas, coordine una demo y traiga dos o tres comprobantes reales: los procesamos en vivo.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si la foto está borrosa? El agente señala lo que no pudo leer con seguridad y lo deja marcado para que una persona lo complete. Nada se carga sin la aprobación de su equipo.

¿Tengo que cambiar de sistema? No. Pulso se integra con el sistema que ya tiene y el comprobante queda cargado ahí, como si lo hubiera tipeado su equipo.

¿Lee notas de crédito y de débito? Sí. Facturas, notas de crédito y notas de débito, con todos sus renglones.